Những điều phải lưu ý khi nộp đơn xin việc qua mail

No comments

Bạn thử tưởng tượng đang trong vai trò nhà tuyển dụng, một ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn hồ sơ. Liệu bạn có muốn nhận những hồ không được phân loại, ghi rõ họ tên không? Tất nhiên, bạn sẽ không có đủ thời gian để ngồi lọc và phân loại hết đống hồ sơ này.

Hiện nay, đa phần các nhiều nhà tuyển dụng đều yêu cầu ứng viên nộp đơn xin việc (CV) qua email. Nếu không chú ý cẩn thận thì bạn rất dễ vướng phải những lỗi cơ bản và CV đó không có cơ hội được nhà tuyển dụng mở lên đọc.
Một hồ sơ xin việc sớm bị loại vì không có tiêu đề email, không viết hoa đầu dòng, viết tắt.
“Vậy những gì cần chú ý để CV không bị sớm vào sọt rác?”. Khác với hình thức nộp CV bản cứng trực tiếp, cách nộp CV thông qua email có một số đặc trưng riêng, nếu người nộp không chú ý thì nhà tuyển dụng sẽ xóa ngay email đó mà không cần đọc CV bản mềm đính kèm.
Chưa nói tới nội dung viết trong CV, nếu nộp qua email, bạn cần tuân thủ những nguyên tắc sau để nhà tuyển dụng đồng ý tải về và mở xem tập tin đính kèm:
Nộp hồ sơ dự tuyển qua email có những đặc thù khác lạ so với cách nộp trực tiếp tại công ty.
Địa chỉ email phải nghiêm túc
Hãy sử dụng tên dễ nhớ, chuyên nghiệp để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn. Trong trường hợp này, sử dụng tên là hợp lý nhất, như thanhnv@, ngocpham@, trunghieubrvt@,… tránh các địa chỉ email dạng batnapquantai_honemlancuoi@, congchuakieuky1992@, …
Chữ ký cũng phải nghiêm túc
Chữ ký ở cuối email thường chứa một số thông tin cá nhân để người nhận có thể liên lạc lại sau khi đọc email, đây cũng là một thông tin để đánh giá tính cách của ứng viên. Do vậy, bạn nên tạo chữ ký sao cho thật nghiêm túc: chỉ cần họ tên đầy đủ, đơn vị công tác, trường học, số điện thoại liên hệ là được; đừng chèn vào những câu từ, lời thơ không phù hợp. Ngoài ra, nên sử dụng ảnh đại diện hợp lý, có thể dùng ảnh cá nhân.
Bài viết liên quan Những Email Xin Việc Khiến NTD Loại Thẳng Tay
Chỉ gửi tới một địa chỉ duy nhất (Tránh gửi cc, bcc trong email)
Nhà tuyển dụng có thể sẽ xóa ngay email hoặc không đánh giá cao bạn nếu phát hiện email đó được gửi đồng thời cho nhiều nơi. Cũng như không được chuyển tiếp thư đã gửi từ nơi này tới nơi khác.
Nếu muốn ứng tuyển ở nhiều nơi khác nhau, bạn nên dành thời gian soạn các bức email riêng biệt.
Tiêu đề email phải phản ánh được vị trí ứng tuyển
Tuyệt đối không đặt tiêu đề email dạng “CV”, “Xin việc”, “Đơn xin việc”, “Gửi chị A/anh B”,… Thay vào đó, bạn phải ghi rõ vị trí ứng tuyển trong tiêu đề, chẳng hạn: “Đơn xin ứng tuyển vị trí Trưởng phòng kinh doanh của công ty X”.
Tiêu đề email nộp hồ sơ xin việc cần ghi rõ vị trí ứng tuyển.
Chú ý đặt tên tập tin đính kèm
Tên tập tin cũng như tiêu đề email, cần có sự rõ ràng, cụ thể nhất định, có thể đặt tên tập tin là CV-NgocPham thay vì CV. Ngoài ra, do đặc thù của việc gửi hồ sơ xin việc qua email nên bạn có thể ghép sơ yếu lý lịch, CV, ảnh chụp các bằng cấp, CMND và các giấy tờ liên quan vào một tập tin duy nhất, các file lưu dưới định dạng PDF. Lưu ý, cần trình bày sao cho logic, đẹp mắt, đó sẽ là một minh chứng cho ưu điểm “Kỹ năng sử dụng vi tính tốt” mà bạn ghi trong CV (nếu có).
Ngoài ra, trong một số trường hợp, bạn có thể nộp hồ sơ dự tuyển dưới dạng các tập tin riêng lẻ, nhưng phải nén trong một tập tin *.zip hoặc *.rar. Tốt nhất là *.zip vì định dạng này mặc định đã được Windows hỗ trợ, chứ không cần cài đặt chương trình giải nén khác, do đó sẽ tiện hơn cho nhà tuyển dụng. Lưu ý, nếu chọn cách này, bạn phải đặt tất cả các tập tin vào một thư mục đã đặt tên cụ thể, như DonXinViec-NgocPham, rồi sau đó mới nén thư mục này.
Bài viết liên quan Nhà tuyển dụng: “Tôi xót xa cho mười mấy năm học của các bạn khi nhận được những email xin việc đầy lỗi”
Tất nhiên, bạn phải đặt số thứ tự cho các tập tin như yêu cầu của nhà tuyển dụng. Chẳng hạn: 1-CV_NgocPham.doc, 2-SYLL_NgocPham.doc, 3-GiayKhaiSinh-NgocPham.jpg, 4-BangTotNghiepDH-NgocPham.jpg, 5-CMND-NgocPham.jpg, 6-Anh3x4_NgocPham.jpg,… được nén thành tập tin DonXinViec-NgocPham.zip.
Đặc biệt, tổng dung lượng hồ sơ bạn đính kèm qua email không nên vượt quá 1MB. Nếu nặng, có thể tìm cách giảm dung lượng, như giảm kích thước hình đính kèm (không nên giảm chất lượng ảnh, đây chỉ là lựa chọn cuối cùng).
Bạn thử tưởng tượng đang trong vai trò nhà tuyển dụng, một ngày phải nhận hàng trăm, hàng ngàn hồ sơ. Liệu bạn có muốn nhận những hồ không được phân loại, ghi rõ họ tên không? Tất nhiên, bạn sẽ không có đủ thời gian để ngồi lọc và phân loại hết đống hồ sơ này.
Phải soạn thảo nội dung cho email
Không được đính kèm CV trong một email không có nội dung. Ngược lại, bạn phải soạn email chỉnh tề, ngắn gọn, có chào hỏi, giới thiệu sơ nét bản thân, nguyện vọng, vị trí ứng dụng và gửi gắm lời chúc tới nhà tuyển dụng. Đặc biệt, phải kiểm tra kỹ lỗi chính tả, câu từ, chú ý những điều sau: viết hoa đầu dòng; dấu chấm, dấu phẩy, chấm thang, dấu hỏi liền ký tự đứng trước, cách ký tự đứng sau một khoảng trắng; dấu ngoặc kép, ngoặc tròn không được có khoảng cách với từ, câu mà nó bao bên trong,…